Tous les ans, CAP MONDE envoie plus de 4000 enfants en séjours linguistiques ou séjours de découvertes. Cela nécessite donc une organisation particulièrement rigoureuse et méthodique.
Nous avons rencontré Solange, en charge du service « Réservation » et qui nous expose les différentes missions de ce service.
« Nous sommes 3 personnes à plein temps à travailler dans ce service » explique Solange, « et avons un double rôle : tout d’abord nous sommes conseillers de voyage; c’est-à-dire que nous aidons les parents qui nous contactent avant même qu’ils aient fait le choix du séjour. Nous les guidons en fonction de leurs souhaits, mais aussi de ceux de leur enfant. Nous sommes totalement à leur écoute, ce qui nous permet de les orienter vers telle ou telle formule de séjour que nous estimons la mieux adaptée à leurs attentes ».
Il faut dire que l’expérience accumulée par cette équipe fidèle et expérimentée permet d’allier rigueur et pragmatisme, méthode et arrangement quand la situation le requiert.
« Tout ce travail d’écoute se fait, bien-sûr, en amont de la réservation, mais également une fois que la destination a été choisie et jusqu’au départ de l’enfant », précise Solange.
« Nous devenons l’interlocuteur privilégié du client et n’hésitons pas à personnaliser la relation pour instaurer un climat de confiance et de sérénité ».
Il va sans dire que Solange et son équipe effectuent un travail de qualité qui ne s’arrête pas à de l’empathie : « Notre deuxième mission est davantage administrative » poursuit Solange. « Une fois la réservation enregistrée, nous assurons un suivi administratif très précis de la gestion des dossiers d’inscription. Nous centralisons toutes les informations que nous transmettons au service transport, à la production et à la comptabilité ».
Des points de vigilance, tels que l’orthographe des noms et prénoms de l’enfant sont extrêmement importants à vérifier et à valider, car une simple erreur par rapport à la pièce d’identité peut entraîner une annulation du billet de transport ou du voyage.
« Nous relançons également les familles pour obtenir des pièces d’identité en cours de validité, nous nous assurons que les formalités particulières exigées par certains pays soient bien effectuées et le cas échéant nous proposons aux parents de faire nous-mêmes les démarches auprès des autorités compétentes ».
Mise en confiance des parents, sécurité des enfants, c’est ce double challenge qu’assure au quotidien l’équipe de Solange.