De Janvier à Juin 2019, Cap Monde organisera 420 séjours en France et à l’étranger. 950 classes nous feront confiance pour permettre aux enseignants et à leurs élèves de vivre des souvenirs inoubliables.
Pour cela 7 personnes au service production, 4 personnes au service animation et 4 personnes au service transport sont mobilisées pour la réalisation de la mission qui nous a été confiée.
Nous vous présentons aujourd’hui le travail essentiel du service production par le biais de 4 questions posées à Béatrice, la responsable du service:
Comment mettez vous en place un séjour ?
Quand le séjour est validé nous nous chargeons de réserver toutes les prestations prévues. Nous contactons les intervenants, les musées, les autocaristes, afin d’agencer le programme selon les disponibilités de chacun. Nous communiquons au directeur du centre le programme, les listes d’enfants, les régimes alimentaires particuliers éventuels et les différents horaires à respecter.
Nous constituons ensuite un dossier pédagogique à destination des enseignants incluant une fiche sanitaire, une fiche trousseau et tous les documents permettant de préparer le séjour. Nous transmettons aussi un dossier « Inspection académique » qui permet de déclarer le séjour à l’éducation nationale qui est habilitée à autoriser le départ de la classe de découvertes.
Lorsque toutes les dispositions ont été prises, nous réalisons un dossier de voyage reprenant toutes les réservations effectuées. Ce dossier est ensuite remis à nos équipes d’animation ou aux enseignants.Il constitue un véritable guide de séjour.
Vous avez évoqué le dossier Inspection Académique, pourriez vous nous en dire plus ?
Nous avons créé un espace internet dédié et sécurisé appelé le « Web Service ». Il permet à chaque enseignant et pour chaque séjour d’obtenir les documents du séjour de façon dématérialisée. Ils sont consultables à tout moment et les mises à jour sont ainsi plus rapides.
Concrètement que contient ce dossier ?
Nous constituons le dossier de déclaration académique environ trois mois avant le séjour. Il comprend tous les documents exigés par le Bulletin Officiel de L’Education Nationale et il est complété par nos services « animation », « transports » et « production ». Nous fournissons le programme détaillé du séjour, les agréments de l’hébergement, les diplômes des animateurs et des moniteurs diplômés d’Etat ainsi que les annexes concernant le transport.
Maintenant que le séjour est organisé pouvez-vous nous préciser comment vous en assurez le suivi ?
Durant le séjour, nous mettons en place un suivi téléphonique journalier avec nos équipes sur place. Nous échangeons aussi avec le directeur du centre et nos intervenants pour avoir leurs ressentis et réajuster les choses si besoin. Nous vérifions que les prestations réservées sont respectées et nous nous assurons que tout problème pouvant être rencontré est géré en temps réel. Notre rôle est de seconder et d’être à l’écoute des enseignants et de nos équipes.
Merci Béatrice pour ces précisions.