Les séjours linguistiques et les séjours de découvertes CAP MONDE sont généralement organisés au départ de Paris. Cependant, un nombre important de jeunes clients de CAP MONDE habite en province. CAP MONDE se doit donc d’organiser le pré-acheminement des enfants le jour J ou le jour J-1 du début du séjour et attache une attention toute particulière à l’organisation de cette partie du voyage. Les enfants peuvent ainsi commencer leur séjour en toute sérénité. Plus qu’une simple logistique, c’est un véritable encadrement, personnalisé, que propose CAP MONDE. Nous sommes allés à la rencontre de Okke Jan, en charge de cette mission au siège de CAP MONDE.
« Par pré-acheminement, on entend d’une part le transfert et l’accueil d’un jeune individuel et d’autre part le pré-départ d’un groupe constitué depuis la province à destination de Paris » nous explique-t-il.
« En termes d’organisation, il y a deux aspects importants à valider : la logistique administrative et la partie logistique sécurité. L’aspect administratif consiste à réserver tous les billets, de train ou d’avion, nécessaires à l’acheminement individuel ou du groupe, la réservation d’une chambre d’hôtel à proximité du lieu de départ du séjour (aéroport ou gare parisienne). La logistique sécurité est mise en place et suivie par une équipe de 3 à 4 personnes chez CAP MONDE qui s’occupent des transferts des enfants. Cette équipe est aidée sur le terrain par les animateurs responsables des voyages, qui peuvent être mobilisés la veille du départ pour prendre en charge le pré-acheminement » précise Okke Jan.
Si l’heure de départ du voyage est antérieure à 11 heures, les enfants sont accueillis et pris en charge dès la veille. Il est important de préciser que chez CAP MONDE, le pré-acheminement est effectué de façon très qualitative : CAP MONDE fait le choix de moyens de transport rapides, confortables et les plus directs possible.
Au retour de ses séjours, CAP MONDE applique le même principe : dans 80% des cas, le post-acheminement des enfants vers leur domicile se fait le jour même. En cas de retard, les enfants sont pris en charge, hébergés et accompagnés le lendemain jusqu’au train ou l’avion. Un dispositif de permanence est mis en place au siège de CAP MONDE où des collaborateurs expérimentés sont disponibles par téléphone pour faire face aux éventuels imprévus qui sont toujours résolus grâce à leur implication.